Как мы это делаем

Естественно, каждый проект имеет свои неповторимые особенности, вызванные спецификой деятельности клиента и стартовым состоянием объекта автоматизации. Однако базовые фазы жизненного цикла, как правило, присутствуют. При разработке этих фаз, особое внимание мы уделяли тому, чтобы каждая элементарная задача или операция могла быть нормирована по срокам и трудозатратам, а ее окончание безусловно измерено.

Подготовка

Хотя большинство Заказчиков уверены, что у них «все, как у всех», опыт реальных внедрений показывает, что даже внутри одного холдинга на однотипных предприятиях управленцы используют разные подходы к учету и управлению.

Как правило, разработать достаточно подробный план-график выполнения работ, рассчитать трудоемкость и стоимость каждого этапа невозможно без изучения особенностей конкретного предприятия (или нескольких, если речь идет о холдинге), а также требований, которые Заказчик предъявляет к будущей системе. С этой целью и проводится экспресс-обследование. По его результатам составляется специальный отчет. (см.Содержание отчета об обследовании)

С другой стороны, руководителям предприятия также необходимо познакомится с будущей системой поближе, чтобы в ходе внедрения принимать обоснованные управленческие решения. Для такого знакомства готовится специальный контрольный пример. Заказчик предоставляет спецификации и технологические карты на несколько несложных изделий, а также примеры другой нормативной информации (структура цехов, перечень рабочих центров и т.д). Используя эту информацию, наши специалисты создают демонстрационный пример, который охватывает все участки учета. (см. Содержание контрольного примера).

Далее этот демонстрационный пример используется для проведения специального обучающего семинара для руководителей верхнего звена. В течении 2-х, 3-х занятий по 1-2 часа каждое специалисты ПРОКОМ показывают взаимосвязь отдельных подсистем, обращают внимание руководителей на «узкие места», в которых может возникнуть необходимость изменений бизнес-процессов предприятия (либо наоборот изменения типового программного кода).

Завершает комплекс подготовительных мероприятий согласование ключевых процедур управления проектом (подписывается специальный протокол).

Обучение пользователей

Для каждой группы пользователей (бухгалтеры, диспетчеры производства, экономисты, менеджеры по продажам или закупкам) специалисты-преподаватели учебного центра ООО «ПРОКОМ» разрабатывают специализированный курс обучения, ориентированный на отраслевую специфику предприятия-заказчика.

Кроме того, разрабатываются тесты для тестирования слушателей курсов по результатам обучения. Это позволяет слушателям лучше закрепить полученные навыки. Все мы учились и знаем, сколько нового открывает для себя студент во время экзаменов.

Проведение опытной эксплуатации

Люди не любят перемен. Это факт, что бы там кто ни говорил об пользе прогресса. Переход от старой к новой системе учета довольно болезненный и непростой процесс. Прежде чем начать работу, специалисты, которые отвечают за ведение учета хотят убедиться в том, что новой системе можно доверять. Но как этог сделать не начав работать?

Разрешить это противоречие позволяет опытная эксплуатация. Для ее проведения выбирается один из прошлых месяцев по выбору заказчика. Предварительно обученные пользователи вводят остатки на начало этого месяца (для производственного предприятия необходимо наличие подробных количественных остатков незавершенного производства на начало и на конец этого месяца), и обрабатывают все первичные документы этого месяца по всем участкам учета. Впрочем, может быть и не месяца (а скажем, недели) и не по всем участкам - масштаб опытной эксплуатации определяется Заказчиком. Естественно, это происходит под неусыпным контролем и при непосредственном участии специалистов ПРОКОМ. Разбираются ошибки, вырабатываются методические рекомендации. Задача успеть к какому-то сроку на стоит – ведь реальный учет в этот момент продолжает осуществляться в старой системе учета. Однако мы всегда нормируем продолжительность этой фазы проекта, учитывая объем документов, навыки пользователей и другие параметры. Как правило, на обработку документов одного месяца в режиме опытной эксплуатации Заказчик затрачивает от 8 до 16 календарных недель.

Подготовка к промышленной эксплуатации и сопровождение

После окончания опытной Заказчик должен принять решение о дате начала промышленной эксплуатации системы. Обычно, это происходит с ближайшего 1-го числа. Однако бывали случаи, когда этот момент откладывался Заказчиком на несколько месяцев. Это может быть связано с сезонностью загрузки производства, а также с другими внутренними причинами. Так или иначе при подготовке к реальному старту необходимо привести в актуальное состояние справочники, архивы по заработной плате, а также по новой ввести все остатки. Естественно работа в старой системе учета при этом должна быть остановлена. Как правило, в этот момент это уже не вызывает серьезных сложностей, так как пользователи уже все «пощупали» своими руками и новая система стала для них намного ближе и понятней.

С этого момента основная ответственность за функционирование системы ложится на персонал Заказчика. Наша задача на этом этапе обеспечить качественную консультативную поддержку пользователей. Объем и срок предоставления такой поддержки оговаривается с Заказчиком, но обычно достаточно 3-х месяцев чтобы персонал Заказчика начал чувствовать себя полностью самостоятельно. Это означает, что наша работа закончена.